PDFamico per le associazioni

Niente licenze da rinnovare, niente account da consegnare

In un'associazione il problema del software non è solo il costo: è la continuità. L'abbonamento intestato al tesoriere uscente, l'account di cui nessuno ha più la password, la licenza legata al computer di chi si è trasferito, il rinnovo che scade nel mese in cui non c'è nessuno. Sono i problemi che tornano a ogni cambio di consiglio.

PDFamico non crea nessuno di questi legami. È gratuito in tutte le sue funzioni e non ha account: chi entra apre il browser e lavora, chi esce non deve consegnare niente. Non c'è nulla da intestare, da trasferire o da recuperare.

I dati dei soci sono dati di persone, spesso di minori

Il libro soci, i moduli di iscrizione, le schede di tesseramento, le liberatorie per le fotografie: sono elenchi di nomi, indirizzi e date di nascita — e in un'associazione sportiva, scout o di doposcuola sono in buona parte dati di minori, insieme a quelli di chi ne ha la responsabilità.

Caricare quei PDF su un servizio online per unirli o alleggerirli li consegna a un terzo scelto sul momento. Con PDFamico non c'è nessun caricamento: i file restano sul computer di chi li sta preparando, e per verificarlo basta staccare la rete e continuare a lavorare.

Verbali, rendiconti, assemblee

Il verbale dell'assemblea firmato e scansionato, il rendiconto esportato dal foglio di calcolo, la relazione di missione, l'elenco dei presenti: metterli insieme in un unico PDF ordinato è il lavoro che precede ogni invio ai soci e ogni deposito.

Unire, riordinare, ruotare le pagine scansionate al contrario, eliminare i fogli bianchi e comprimere il risultato sono le operazioni che servono davvero — e nessuna richiede un abbonamento, un limite di file al giorno o una registrazione.

Bandi, contributi e depositi

Le domande di contributo e i depositi verso gli enti pubblici hanno quasi sempre gli stessi vincoli: un PDF entro un certo peso, a volte un allegato solo invece di sei, a volte firmato digitalmente. Sono gli stessi requisiti che affronta chiunque mandi una pratica a un'amministrazione, e la guida dedicata li spiega uno per uno.

Vale sempre la regola numero uno: i requisiti li detta l'avviso di quel bando, non l'abitudine dell'anno scorso. Controllali prima di preparare i file, non dopo.

E il resto dell'anno: eventi, moduli, materiali

Volantini e locandine da unire in un unico file per la tipografia, moduli di iscrizione da compilare a schermo invece che a penna, le fotografie dell'evento trasformate in pagine PDF per la relazione finale, il programma da proiettare a schermo intero durante l'incontro.

Sono le stesse funzioni di sempre, usate per il lavoro che tiene in piedi un'associazione fra un'assemblea e l'altra.

Quello che PDFamico non fa

I confini, per non scoprirli alla vigilia di una scadenza:

• Non è un gestionale soci: non tiene il libro soci, non gestisce quote, tesseramenti né scadenze.
• Non certifica la conformità PDF/A, che alcuni depositi richiedono: PDFamico può dirti che cosa separa il documento dal formato di archiviazione, ma la conformità la può confermare solo un validatore esterno — e diversi programmi di videoscrittura esportano il PDF/A direttamente.
• Non fa OCR: un verbale scansionato resta un'immagine e il testo non diventa selezionabile né ricercabile.
• Non oscura i dati in modo sicuro: un rettangolo nero sopra un nome lascia il testo leggibile sotto. Prima di pubblicare un verbale sul sito dell'associazione serve uno strumento di redazione vera.
• La firma digitale con certificato c'è nell'app per Windows, ma è dichiarata in beta: se un deposito la richiede, verifica il risultato o usa lo strumento del tuo certificatore.