Come preparare un PDF per la Pubblica Amministrazione

Le regole le detta l'avviso, non «il formato PA»

Non esiste un «PDF per la Pubblica Amministrazione» valido ovunque. Ogni procedimento ha i suoi requisiti, scritti nell'avviso, nel bando o nella pagina del servizio online: formato del file, dimensione massima, tipo di firma richiesta, a volte il modulo esatto da usare. Il primo passo, sempre, è leggere quel documento invece di indovinare.

Detto questo, le richieste ricorrenti sono poche e quasi sempre le stesse tre. Il resto della guida affronta quelle.

• Formato: quasi sempre un PDF normale; per i documenti destinati alla conservazione può essere richiesto il PDF/A.
• Dimensione: un limite per singolo allegato o per l'intero invio, imposto dalla casella PEC o dal portale.
• Firma: nessuna, oppure firma digitale in formato CAdES (il file .p7m) o PAdES (dentro il PDF).

Il peso: il motivo numero uno per cui un invio non parte

Le caselle PEC e i portali hanno limiti di dimensione, e una scansione fatta di fretta li supera con facilità: pochi fogli acquisiti a colori ad alta risoluzione pesano quanto centinaia di pagine di testo. Il documento è giusto, ma non entra.

Comprimere il PDF di solito risolve, perché la compressione lavora proprio sulle immagini incorporate — la parte pesante. Su una scansione di testo il calo di qualità è quasi sempre impercettibile e il file scende di molto. Se puoi rifare la scansione, acquisire in scala di grigi a 200–300 dpi ti dà lo stesso risultato già in partenza.

Il modulo: compilalo a schermo, non stamparlo

Molti moduli della PA sono PDF con campi compilabili: si scrivono direttamente a schermo e restano nitidi e leggibili. Stampare, compilare a penna e riscansionare produce un file più pesante, spesso storto, a volte difficile da leggere — e nella maggior parte dei casi non serve.

Se il modulo non ha campi veri, puoi comunque scrivere sopra il PDF con caselle di testo e appoggiare la firma come immagine dove è ammessa. Attenzione però alla distinzione che segue: una firma disegnata e una firma digitale non sono la stessa cosa e non valgono allo stesso modo.

Firma digitale: .p7m o PAdES?

Quando un ente chiede il documento «firmato digitalmente» intende una firma apposta con un certificato — non la tua firma disegnata sul foglio. Le due forme più diffuse sono CAdES, che produce un file con estensione doppia (domanda.pdf.p7m), e PAdES, che resta un normale .pdf con la firma incapsulata dentro.

Quale delle due serve dipende da cosa accetta il destinatario: alcuni portali vogliono espressamente il .p7m, altri accettano entrambe, altri ancora preferiscono il PAdES perché resta leggibile con qualsiasi lettore. È scritto nell'avviso. E se sei tu a ricevere un .p7m — una ricevuta, un contratto controfirmato — sappi che è una busta: dentro c'è il PDF, e si può estrarre e leggere.

Un allegato solo, ordinato, invece di dieci scansioni sciolte

Domanda, documento d'identità, ricevuta del pagamento, allegati vari: molti portali accettano un unico file, e quasi tutti danno meno problemi se ricevono un PDF ordinato invece di una raccolta di scansioni separate e numerate a caso.

Unire i PDF, rimettere le pagine nell'ordine giusto, raddrizzare quelle acquisite al contrario ed eliminare le pagine bianche è lavoro di pochi minuti, e riduce le probabilità che la pratica torni indietro per un motivo puramente formale.

I limiti da conoscere: PDF/A, OCR, marca temporale

Alcune richieste ricorrenti hanno bisogno di garanzie che PDFamico non può dare, ed è giusto dirlo prima che tu perda tempo. Il PDF/A — il formato pensato per la conservazione a lungo termine, richiesto da alcuni procedimenti — è il caso principale: PDFamico può analizzare un documento e dirti che cosa lo separa da quel formato (font non incorporati, profilo colore, metadati), ma non può attestare che un file sia conforme. Solo un validatore esterno può farlo. Se l'avviso chiede espressamente un PDF/A, fallo verificare o producilo con lo strumento indicato (diversi programmi di videoscrittura lo esportano direttamente).

Lo stesso vale per l'OCR, il riconoscimento del testo dentro una scansione: se ti viene chiesto un PDF con testo selezionabile o ricercabile, l'immagine di un foglio non basta e serve un software di riconoscimento. E la marca temporale, che certifica il momento della firma, la fornisce il tuo certificatore insieme al servizio di firma, non un editor di PDF.

Una pratica è piena di dati personali: dove la stai lavorando?

Una pratica per la PA contiene quasi sempre dati personali: documento d'identità, codice fiscale, residenza, spesso dati reddituali o sanitari, a volte di familiari. Sono esattamente i file che conviene non caricare sul primo servizio online trovato per comprimerli o unirli in fretta.

PDFamico lavora sul tuo dispositivo — nel browser o nell'app per Windows — e non invia i file a nessun server. La verifica non richiede fiducia: apri il documento, stacca la connessione e continua a lavorare. Se funziona offline, non sta caricando niente da nessuna parte.